Dohoda o ochraně důvěrných informací
Smlouva o mlčenlivosti, často označovaná také jako NDA, je dokument, kterým se jedna nebo více stran zavazuje chránit důvěrné informace a nepoužívat je mimo sjednaný účel. Používá se při obchodním jednání, spolupráci s externistou, předání know-how, jednání s investorem, vývoji produktu, marketingové spolupráci, outsourcingu, prodeji firmy nebo předání citlivých podkladů.
Smlouva o mlčenlivosti zpravidla není samostatně pojmenovaným smluvním typem. Občanský zákoník ale umožňuje stranám uzavřít i smlouvu, která není jako zvláštní typ výslovně upravena, pokud její obsah neodporuje zákonu.
Důvěrné informace mohou zahrnovat obchodní plány, ceníky, marže, databáze zákazníků, technickou dokumentaci, zdrojové kódy, výrobní postupy, finanční údaje, smlouvy, marketingovou strategii, návrhy, prototypy, osobní údaje nebo jiné neveřejné informace.
Správně připravená smlouva o mlčenlivosti NDA pomáhá jasně určit, které informace jsou důvěrné, kdo je smí používat, za jakým účelem, komu je nesmí předat, jak dlouho mlčenlivost trvá, jaké jsou výjimky a co se stane při porušení povinnosti.
Kdy se smlouva o mlčenlivosti používá?
Smlouva se používá tehdy, když jedna strana předává druhé straně informace, které nejsou veřejné a jejichž prozrazení nebo zneužití by jí mohlo způsobit škodu, konkurenční nevýhodu nebo ztrátu obchodní příležitosti.
Typicky se uzavírá před obchodním jednáním, před zasláním detailní nabídky, před due diligence, při vývoji aplikace, spolupráci s dodavatelem, jednání s investorem, předání databáze klientů, spolupráci s marketingovou agenturou nebo při zapojení externího konzultanta.
Občanský zákoník chrání důvěrné údaje už při jednání o smlouvě. Pokud strana při jednání získá důvěrný údaj nebo sdělení, má dbát, aby nebyly zneužity ani prozrazeny bez zákonného důvodu. Pokud povinnost poruší a obohatí se tím, musí vydat druhé straně to, oč se obohatila.
Přesto je písemná NDA praktická, protože obecné zákonné pravidlo nemusí stačit pro konkrétní situaci. Smlouva může přesněji určit rozsah informací, zákaz použití, smluvní pokutu, dobu trvání a postup při vrácení nebo zničení podkladů.
Typické situace, kdy se smlouva hodí
- firma předává know-how, obchodní plán nebo technické podklady,
- startup jedná s investorem nebo strategickým partnerem,
- externista získává přístup k interním dokumentům, systémům nebo databázi,
- společnost jedná o prodeji firmy, podílu nebo projektu,
- dodavatel pracuje s ceníky, maržemi, klienty nebo zdrojovým kódem,
- strany chtějí sjednat smluvní pokutu za prozrazení nebo zneužití informací.
Co musí obsahovat smlouva o mlčenlivosti?
Smlouva o mlčenlivosti by měla být konkrétní, srozumitelná a vymahatelná. Z dokumentu musí být jasné, kdo informace poskytuje, kdo je přijímá, jaké informace jsou důvěrné a jak s nimi smí příjemce nakládat.
Základem je identifikace smluvních stran. U fyzické osoby se uvádí jméno, příjmení, datum narození, adresa a případně IČO. U právnické osoby se uvádí název, IČO, sídlo a osoba oprávněná jednat.
Dále je potřeba vymezit důvěrné informace. Může jít o všechny neveřejné informace předané v souvislosti s jednáním nebo spoluprací, ale vhodnější je uvést i příklady, aby bylo jasné, co se chrání.
Smlouva by měla obsahovat také účel použití informací, povinnost mlčenlivosti, zákaz kopírování nebo předávání, výjimky, dobu trvání, ochranu obchodního tajemství, nakládání s podklady, smluvní pokutu, náhradu škody, mlčenlivost zaměstnanců a subdodavatelů, vrácení informací a podpisy stran.
Přehled údajů, které je vhodné uvést do smlouvy
| Část smlouvy | Co konkrétně uvést | Proč je důležitá |
|---|---|---|
| Smluvní strany | Poskytovatel a příjemce důvěrných informací | Určuje, kdo informace chrání a komu svědčí ochrana. |
| Důvěrné informace | Know-how, obchodní data, dokumenty, kódy, klienti, ceny, strategie | Vymezuje, co je chráněno. |
| Účel použití | Jednání, nabídka, projekt, investice, spolupráce nebo due diligence | Brání použití informací pro jiný účel. |
| Povinnosti příjemce | Mlčenlivost, zabezpečení, zákaz kopírování a zákaz předání třetím osobám | Stanoví praktická pravidla ochrany. |
| Výjimky | Veřejné informace, dříve známé informace, zákonná povinnost sdělení | Zabraňuje nepřiměřeně široké mlčenlivosti. |
| Sankce | Smluvní pokuta, náhrada škody a vydání bezdůvodného obohacení | Zvyšuje vymahatelnost smlouvy. |
Důvěrné informace
Důvěrné informace by měly být ve smlouvě popsány co nejjasněji. Může jít o informace předané písemně, ústně, elektronicky, v prezentaci, v datové místnosti, při schůzce, v e-mailu, ve vzorcích, v prototypu nebo při přístupu do systému.
Do důvěrných informací se často zahrnují obchodní plány, zákaznické databáze, dodavatelé, ceníky, marže, finanční výsledky, technické postupy, výrobní receptury, software, zdrojové kódy, marketingové plány, právní dokumenty, smlouvy nebo neveřejné informace o transakci.
Je vhodné uvést, že důvěrné jsou také analýzy, poznámky, výstupy, kopie a odvozené dokumenty, které příjemce vytvoří na základě předaných informací.
Pokud se mají chránit pouze informace označené jako důvěrné, musí smlouva říct, jak se označují. U citlivějších jednání je ale bezpečnější chránit všechny neveřejné informace předané v souvislosti s konkrétním účelem.
Obchodní tajemství
Některé důvěrné informace mohou být zároveň obchodním tajemstvím. Občanský zákoník uvádí, že obchodní tajemství tvoří konkurenčně významné, určitelné, ocenitelné a v příslušných obchodních kruzích běžně nedostupné skutečnosti, které souvisejí se závodem a jejichž vlastník zajišťuje ve svém zájmu odpovídajícím způsobem jejich utajení.
Smlouva o mlčenlivosti může pomoci prokázat, že vlastník informace skutečně usiluje o její utajení. To je důležité zejména u know-how, cenotvorby, výrobních postupů, algoritmů, databází, obchodních strategií nebo neveřejných technických řešení.
Ne každá důvěrná informace je automaticky obchodním tajemstvím. Přesto může být smluvně chráněna jako důvěrná informace, pokud se na tom strany dohodnou.
U významného know-how je vhodné kombinovat NDA s technickými opatřeními, například omezením přístupů, evidencí předaných dokumentů, šifrováním, datovou místností nebo interními pravidly.
Účel použití informací
Smlouva by měla přesně určit, za jakým účelem se důvěrné informace předávají. Může jít například o posouzení obchodní spolupráce, přípravu nabídky, jednání o investici, vývoj produktu, provedení zakázky, due diligence, servis, marketingovou spolupráci nebo prodej firmy.
Příjemce by měl smět informace použít pouze pro tento sjednaný účel. Neměl by je využít pro vlastní podnikání, pro konkurenci, pro obcházení poskytovatele ani pro získání neoprávněné výhody.
Přesné vymezení účelu je důležité hlavně tehdy, když se strany rozhodnou spolupráci neuzavřít. Příjemce by neměl použít získané informace k tomu, aby projekt realizoval sám nebo s jiným partnerem.
U investorů je vhodné nastavit účel tak, aby umožňoval rozumné posouzení investice, ale zároveň nepovoloval volné využití know-how mimo jednání.
Povinnosti příjemce informací
Příjemce by se měl zavázat, že bude důvěrné informace chránit, nezveřejní je, nepředá je třetím osobám, nepoužije je mimo sjednaný účel a přijme přiměřená bezpečnostní opatření.
Smlouva může upravit také zákaz kopírování, fotografování, stahování, ukládání na osobní zařízení, nahrávání do veřejných cloudů nebo zpřístupnění osobám, které informace nepotřebují.
Pokud příjemce potřebuje informace sdílet se zaměstnanci, poradci nebo subdodavateli, mělo by být uvedeno, že je může zpřístupnit jen v nezbytném rozsahu a že tyto osoby musí být také vázány mlčenlivostí.
U citlivých informací lze požadovat, aby příjemce vedl evidenci osob, které měly k informacím přístup.
Oboustranná a jednostranná NDA
Smlouva o mlčenlivosti může být jednostranná nebo oboustranná. Jednostranná NDA chrání informace pouze jedné strany. Oboustranná NDA chrání informace obou stran.
Jednostranná smlouva se hodí například tehdy, když firma předává externistovi své interní dokumenty nebo investorovi prezentuje projekt.
Oboustranná smlouva je vhodná při partnerském jednání, společném vývoji, výměně technických podkladů, obchodní spolupráci nebo transakci, kde si citlivé informace předávají obě strany.
Ve smlouvě by mělo být jasné, zda se povinnosti týkají jen jedné strany, nebo obou. U oboustranné NDA by měla být pravidla nastavena spravedlivě pro obě strany.
Výjimky z mlčenlivosti
NDA by neměla chránit úplně všechno bez omezení. Je vhodné uvést výjimky, aby smlouva nebyla nepřiměřeně široká a prakticky neproveditelná.
Typickou výjimkou jsou informace, které jsou veřejně známé, byly příjemci prokazatelně známé už před předáním, získal je oprávněně od třetí osoby, samostatně je vytvořil bez použití důvěrných informací nebo je musí sdělit na základě zákona či rozhodnutí orgánu veřejné moci.
Pokud musí příjemce informace sdělit soudu, úřadu, auditorovi nebo jinému orgánu, je vhodné sjednat povinnost předem informovat poskytovatele, pokud to právní předpisy dovolují.
Výjimky pomáhají vyvážit ochranu poskytovatele s praktickými potřebami příjemce.
Doba trvání mlčenlivosti
Smlouva by měla určit, jak dlouho povinnost mlčenlivosti trvá. Může jít o dobu určitou, například dva, tři, pět nebo deset let, nebo o trvání po dobu, po kterou informace zůstávají neveřejné.
U obchodního tajemství může být vhodné sjednat, že povinnost mlčenlivosti trvá po celou dobu, dokud informace naplňují povahu obchodního tajemství nebo nejsou oprávněně zveřejněny.
U běžnějších obchodních jednání může být přiměřená konkrétní časová lhůta. U technologického know-how, zdrojového kódu, receptur nebo databází může být nutná delší ochrana.
Příliš krátká doba může poskytovatele nedostatečně chránit. Příliš dlouhá a neurčitá doba může být pro příjemce nepraktická, pokud nejde o skutečně citlivé informace.
Smluvní pokuta za porušení mlčenlivosti
Smluvní pokuta je častým nástrojem, který posiluje vymahatelnost NDA. Porušení mlčenlivosti bývá těžko vyčíslitelné a dokazování skutečné škody může být složité.
Ve smlouvě je vhodné uvést konkrétní výši smluvní pokuty nebo způsob jejího určení. Může být stanovena za každé jednotlivé porušení, za neoprávněné zpřístupnění informací nebo za každý den trvání protiprávního stavu.
Pokuta by měla být přiměřená významu chráněných informací. U běžných obchodních jednání bude jiná než u předání zdrojového kódu, výrobního postupu nebo databáze zákazníků.
Ve smlouvě je vhodné uvést, zda zaplacením smluvní pokuty není dotčen nárok na náhradu škody. To je důležité, pokud by skutečná škoda byla vyšší než sjednaná pokuta.
Náhrada škody a bezdůvodné obohacení
Porušení mlčenlivosti může způsobit škodu. Může jít například o ztrátu zákazníků, ztrátu obchodní příležitosti, znehodnocení know-how, únik strategie, pokles konkurenční výhody nebo náklady na krizové řešení.
Smlouva by měla uvést, že porušením mlčenlivosti není dotčen nárok poškozené strany na náhradu škody.
Občanský zákoník u důvěrných údajů získaných při jednání o smlouvě počítá také s vydáním toho, oč se porušující strana obohatila, pokud se porušením povinnosti obohatila.
V praxi je vhodné kombinovat smluvní pokutu, náhradu škody, povinnost ukončit neoprávněné použití informací a vrácení nebo zničení podkladů.
Vrácení nebo zničení důvěrných informací
Smlouva by měla řešit, co se stane s důvěrnými informacemi po skončení jednání nebo spolupráce. Příjemce by měl na žádost poskytovatele vrátit, zničit nebo vymazat dokumenty, kopie, soubory, přístupy a odvozené materiály.
U elektronických dokumentů je vhodné řešit také zálohy, cloudová úložiště, e-mailové schránky, sdílené disky a pracovní zařízení.
Příjemce může potřebovat ponechat určité kopie z právních, účetních, compliance nebo archivačních důvodů. Pokud se to má připustit, mělo by být jasné, že i tyto kopie zůstávají důvěrné.
U citlivějších případů lze požadovat písemné potvrzení, že důvěrné informace byly vráceny, smazány nebo zničeny.
Zaměstnanci, poradci a subdodavatelé
Příjemce často potřebuje sdílet informace s osobami, které mu pomáhají. Může jít o zaměstnance, jednatele, advokáty, účetní, auditory, technické poradce, investiční poradce nebo subdodavatele.
Smlouva by měla určit, za jakých podmínek je to možné. Obvykle pouze tehdy, pokud je zpřístupnění nezbytné pro sjednaný účel a tyto osoby jsou vázány mlčenlivostí.
Příjemce by měl odpovídat za to, že osoby, kterým informace zpřístupní, budou povinnosti dodržovat.
U citlivých informací lze sjednat, že poskytovatel musí předem schválit okruh osob, kterým budou informace zpřístupněny.
Ochrana osobních údajů
Pokud důvěrné informace obsahují osobní údaje, nestačí řešit jen mlčenlivost. Je potřeba zohlednit také pravidla ochrany osobních údajů.
Může jít například o databázi zákazníků, kontakty zaměstnanců, obchodní historii klientů, osobní údaje uživatelů, zdravotní údaje, mzdové údaje nebo údaje účastníků projektu.
Pokud příjemce zpracovává osobní údaje pro poskytovatele, může být potřeba samostatná zpracovatelská smlouva nebo doložka o zpracování osobních údajů.
Ve smlouvě o mlčenlivosti je vhodné alespoň uvést, že příjemce bude chránit osobní údaje v souladu s právními předpisy a použije je pouze pro sjednaný účel.
Know-how, software a technické informace
U technických projektů je potřeba věnovat zvláštní pozornost know-how, zdrojovým kódům, algoritmům, architektuře systémů, výrobním postupům, technickým výkresům, recepturám, prototypům a testovacím datům.
Smlouva by měla jasně uvádět, že předání technických informací neznamená převod vlastnického práva, licence ani práva informace komerčně využít, pokud to není výslovně sjednáno.
U softwaru je vhodné zakázat kopírování, reverzní inženýrství, sdílení zdrojového kódu, přístup neoprávněných osob a použití pro konkurenční projekt.
Pokud má příjemce získat také licenci nebo právo výstupy používat, mělo by to být řešeno samostatně v licenční smlouvě, smlouvě o dílo nebo jiné hlavní smlouvě.
NDA při jednání s investorem
Startupy a podnikatelé často chtějí uzavřít NDA před jednáním s investorem. Je to praktické zejména tehdy, když budou předávat neveřejná čísla, zákaznické databáze, technické know-how, obchodní plán nebo citlivé informace o trhu.
U investorů je ale potřeba počítat s tím, že mohou posuzovat více podobných projektů. Příliš široká NDA může být pro investora nepřijatelná, protože by ho mohla omezovat i u jiných investičních příležitostí.
Vhodné je chránit konkrétní neveřejné informace, ale neblokovat investora v běžném posuzování trhu, pokud nepoužije cizí důvěrné informace.
Dobře nastavená NDA by měla chránit podnikatele, ale zároveň být praktická a přijatelná pro seriózní investiční jednání.
NDA při spolupráci s externistou
Externisté často získávají přístup k interním informacím firmy. Může jít o grafika, vývojáře, marketingového specialistu, účetního, konzultanta, obchodníka, fotografa, copywritera nebo servisního technika.
Smlouva by měla určit, že externista smí informace použít pouze pro plnění sjednané zakázky a nesmí je využít pro sebe, pro konkurenci ani pro jiné klienty.
U externistů je praktické řešit také přístupy do systémů, hesla, předání zařízení, cloudová úložiště, práci s osobními údaji a vrácení podkladů po skončení spolupráce.
Pokud externista vytváří výstupy, například software, grafiku nebo texty, je vhodné vedle mlčenlivosti upravit také autorská práva.
NDA při prodeji firmy nebo podílu
Při prodeji firmy, závodu, obchodního podílu nebo projektu se kupujícímu často zpřístupňují velmi citlivé informace. Může jít o účetnictví, smlouvy, zaměstnance, klienty, marže, dluhy, interní procesy a obchodní strategii.
NDA by měla přesně určit, že informace mohou být použity jen k posouzení transakce a nesmí být použity k oslovení zákazníků, zaměstnanců, dodavatelů nebo konkurenci.
U transakcí je vhodné upravit také datovou místnost, omezení stahování dokumentů, přístup poradců, evidenci přístupů a vrácení nebo zničení dokumentů, pokud se transakce neuskuteční.
Zvláštní pozornost si zaslouží situace, kdy potenciální kupující působí ve stejném oboru jako prodávající.
Jak správně vyplnit smlouvu o mlčenlivosti?
Při vyplňování smlouvy nejprve doplňte údaje smluvních stran. Uveďte, kdo je poskytovatel informací a kdo je příjemce. Pokud si informace předávají obě strany, nastavte smlouvu jako oboustrannou.
Následně popište účel, pro který se informace předávají. Například posouzení investice, příprava nabídky, spolupráce na projektu, due diligence nebo poskytování služeb.
Dále vymezte důvěrné informace, výjimky, povinnosti příjemce, dobu trvání mlčenlivosti, sdílení s poradci, ochranu osobních údajů, vrácení podkladů, smluvní pokutu a náhradu škody.
Na závěr doplňte datum, místo podpisu a podpisy stran. U vysoce citlivých informací je vhodné zvážit také podrobnější přílohu se seznamem předávaných dokumentů.
Praktický postup krok za krokem
- Doplňte údaje poskytovatele a příjemce informací.
- Určete, zda je NDA jednostranná, nebo oboustranná.
- Vymezte důvěrné informace a účel jejich použití.
- Doplňte výjimky, dobu mlčenlivosti a pravidla sdílení s poradci.
- Nastavte smluvní pokutu, náhradu škody a vrácení podkladů.
- Doplňte ochranu osobních údajů, datum a podpisy stran.
Nejčastější chyby při smlouvě o mlčenlivosti
Častou chybou je příliš obecné vymezení důvěrných informací. Pokud není jasné, co se chrání, může být složitější prokázat porušení smlouvy.
Dalším problémem je chybějící účel použití. Bez něj může příjemce tvrdit, že informace použil v rámci běžné obchodní činnosti, nikoli neoprávněně.
Rizikové je také neřešit osoby, kterým může příjemce informace zpřístupnit. Pokud NDA mlčí o zaměstnancích, poradcích nebo subdodavatelích, může vzniknout spor, zda bylo sdílení povoleno.
Problém může vzniknout i tehdy, když smlouva neobsahuje dobu trvání mlčenlivosti, výjimky, smluvní pokutu, vrácení podkladů, ochranu osobních údajů nebo vztah k obchodnímu tajemství.
- neurčité vymezení důvěrných informací,
- chybějící účel použití informací,
- nejasné výjimky z mlčenlivosti,
- neupravené sdílení s poradci, zaměstnanci nebo subdodavateli,
- chybějící smluvní pokuta nebo náhrada škody,
- neřešené vrácení nebo smazání podkladů,
- opomenutí ochrany osobních údajů a obchodního tajemství.
Výhody použití online vzoru smlouvy o mlčenlivosti
Online vzor smlouvy o mlčenlivosti výrazně usnadňuje přípravu dokumentu pro obchodní jednání, spolupráci s externistou, předání know-how nebo jednání s investorem. Uživatel nemusí začínat od prázdné stránky a může postupně doplnit strany, účel, důvěrné informace, dobu trvání a sankce.
Výhodou je také úspora času. Připravený formulář pomáhá rychle vytvořit NDA použitelnou pro běžné obchodní situace i citlivější projekty.
Dobře připravený online formulář zároveň snižuje riziko chyb. Pomáhá nezapomenout na účel použití, výjimky, obchodní tajemství, zaměstnance a poradce, smluvní pokutu, vrácení podkladů a ochranu osobních údajů.
Proč použít aktuální vzor smlouvy o mlčenlivosti?
Použití aktuálního vzoru smlouvy o mlčenlivosti je důležité proto, že důvěrné informace mohou mít pro firmu vysokou hodnotu a jejich únik může způsobit těžko vyčíslitelnou škodu. Občanský zákoník chrání důvěrné údaje už při jednání o smlouvě, ale písemná NDA umožňuje nastavit konkrétní a praktičtější pravidla.
Kvalitní vzor by měl být přehledný, praktický a snadno upravitelný. Měl by obsahovat identifikaci stran, definici důvěrných informací, účel použití, povinnosti příjemce, výjimky, obchodní tajemství, dobu trvání, smluvní pokutu, náhradu škody, vrácení podkladů, ochranu osobních údajů a podpisy.
Správně sepsaná smlouva chrání poskytovatele i příjemce. Poskytovatel má jasně nastavenou ochranu citlivých informací a příjemce ví, co smí s informacemi dělat a jakým situacím se musí vyhnout.
Pokud předáváte obchodní plán, know-how, technické informace, zákaznickou databázi nebo jiné neveřejné podklady, vyplatí se použít profesionálně připravený formulář smlouvy o mlčenlivosti NDA. Správně vyplněný dokument pomáhá předejít sporům o použití informací, prozrazení, obchodní tajemství, odpovědnost i smluvní pokutu.