Dohoda o užívání firemního vozidla – aktuální vzor pro rok 2026

Dohoda o užívání firemního vozidla: jak správně předat auto zaměstnanci a nastavit pravidla používání

Dohoda o užívání firemního vozidla je dokument, kterým zaměstnavatel předává zaměstnanci vozidlo k používání pro pracovní účely a stanovuje pravidla jeho provozu. Používá se zejména tehdy, když zaměstnanec pravidelně řídí služební auto, používá vozidlo k cestám za klienty, na pobočky, na stavby, k rozvozu, servisu, obchodním jednáním nebo jiným pracovním úkolům.

Dobře připravená dohoda pomáhá předejít sporům o to, kdo smí vozidlo řídit, k jakým účelům se používá, kdo hradí pohonné hmoty, jak se vede kniha jízd, co dělat při nehodě, kdo odpovídá za pokuty, jak se řeší servis, pojištění, poškození vozidla a vrácení auta.

Tento typ dohody je vhodný hlavně pro vozidlo používané pro služební účely. Pokud má zaměstnanec používat auto také pro soukromé účely, je vhodné to výslovně upravit samostatným ujednáním, protože soukromé užívání má další pracovní, daňové, mzdové a evidenční dopady.

Dohoda by měla být konkrétní a přizpůsobená skutečnému provozu firmy. Jiná pravidla bude potřebovat obchodní zástupce, jiná servisní technik, kurýr, stavbyvedoucí, manažer nebo zaměstnanec, který vozidlo používá jen občas.

K čemu slouží dohoda o užívání firemního vozidla?

Dohoda slouží jako písemný doklad o tom, že zaměstnavatel zaměstnanci svěřil konkrétní vozidlo a zaměstnanec převzal povinnost používat ho podle stanovených pravidel. Zároveň pomáhá doložit stav vozidla při předání, rozsah oprávnění zaměstnance a povinnosti při provozu.

V praxi nejde jen o samotné předání klíčů. Firemní vozidlo je hodnotný majetek, jehož provoz souvisí s náklady, bezpečností, pojištěním, dopravními předpisy, odpovědností zaměstnance i ochranou zaměstnavatele.

Dohoda pomáhá zejména

• určit, které vozidlo je zaměstnanci předáno,
• vymezit účel používání vozidla,
• zakázat nebo omezit soukromé užívání,
• stanovit, kdo smí vozidlo řídit,
• upravit vedení knihy jízd nebo jiné evidence,
• nastavit pravidla pro pohonné hmoty a platební karty,
• stanovit postup při dopravní nehodě nebo škodě,
• řešit odpovědnost za pokuty a porušení předpisů,
• upravit servis, údržbu a čištění vozidla,
• zaznamenat stav vozidla při předání a vrácení.

Kdy se dohoda používá?

Dohoda se používá vždy, když zaměstnavatel chce předat zaměstnanci firemní vozidlo k pravidelnému nebo opakovanému užívání. Hodí se také u dočasného svěření vozidla, například pro konkrétní projekt, pracovní cestu, záskok nebo zkušební období.

Typické situace použití

• zaměstnanec pravidelně jezdí za klienty,
• obchodní zástupce používá služební auto,
• servisní technik jezdí k zákazníkům,
• stavbyvedoucí používá vozidlo na stavby,
• firma předává vozidlo manažerovi,
• zaměstnanec používá firemní dodávku,
• vozidlo se předává na delší dobu jednomu zaměstnanci,
• firma chce nastavit jasná pravidla evidence jízd a nákladů.

Co má dohoda o užívání firemního vozidla obsahovat?

Dohoda by měla obsahovat všechny informace, které jsou důležité pro bezpečné, průkazné a kontrolovatelné používání vozidla. Základ tvoří identifikace zaměstnavatele, zaměstnance a vozidla. Následují pravidla provozu, evidence, nákladů, odpovědnosti a vrácení vozidla.

Praktická tabulka: hlavní části dohody

Identifikace firemního vozidla

Vozidlo musí být v dohodě popsáno tak, aby nebylo zaměnitelné s jiným autem. Nestačí uvést pouze „služební vozidlo“. Ideální je doplnit značku, model, registrační značku, VIN, stav tachometru, barvu, číslo technického průkazu nebo interní evidenční číslo.

V dohodě je vhodné uvést

• značku a model vozidla,
• registrační značku,
• VIN vozidla,
• stav tachometru při předání,
• typ paliva nebo pohonu,
• číslo tankovací nebo nabíjecí karty,
• seznam předaných klíčů,
• předané doklady a příslušenství,
• stav vozidla při předání.

Účel používání vozidla

V dohodě musí být jasně uvedeno, zda je vozidlo určeno pouze pro pracovní účely, nebo zda zaměstnavatel povoluje i soukromé užívání. Pokud je vozidlo určeno pouze pro služební účely, je vhodné to napsat výslovně.

U služebního užívání se vozidlo používá například k cestám za klienty, na pobočky, na stavby, k přepravě materiálu, k pracovním schůzkám, servisním zásahům nebo jiným pracovním úkolům.

Zaměstnanec je oprávněn používat vozidlo výhradně k plnění pracovních úkolů a k cestám souvisejícím s výkonem práce pro zaměstnavatele, pokud tato dohoda nebo samostatné písemné ujednání nestanoví jinak.

Zákaz soukromého užívání

Pokud zaměstnavatel nechce povolit soukromé používání firemního vozidla, musí být zákaz v dohodě uveden jasně. Soukromým užíváním může být například cesta na dovolenou, víkendové používání, přeprava rodiny, osobní nákupy nebo jiná cesta nesouvisející s prací.

Pokud zaměstnavatel soukromé používání povolí, je vhodné použít samostatnou dohodu nebo zvláštní část dokumentu, která řeší rozsah soukromých jízd, náklady, daňové dopady, evidenci a odpovědnost.

Zaměstnanec není oprávněn používat vozidlo pro soukromé účely bez předchozího písemného souhlasu zaměstnavatele. Soukromým užíváním se rozumí každé použití vozidla, které nesouvisí s plněním pracovních úkolů pro zaměstnavatele.

Kdo smí vozidlo řídit?

Dohoda by měla určit, zda vozidlo smí řídit pouze zaměstnanec, nebo i jiné osoby. U firemního vozidla je bezpečnější stanovit, že vozidlo smí řídit jen zaměstnanec, kterému bylo svěřeno, případně jiná osoba výslovně schválená zaměstnavatelem.

V dohodě lze upravit

• že vozidlo smí řídit pouze zaměstnanec,
• podmínky pro řízení jiným zaměstnancem,
• zákaz předání vozidla rodinným příslušníkům,
• zákaz půjčení vozidla třetí osobě,
• povinnost mít platný řidičský průkaz,
• povinnost oznámit ztrátu řidičského oprávnění,
• povinnost dodržovat pravidla silničního provozu.

Povinnosti zaměstnance při užívání vozidla

Zaměstnanec by měl vozidlo používat s odbornou péčí, bezpečně a v souladu s pokyny zaměstnavatele. Dohoda má jasně stanovit, co musí zaměstnanec dodržovat při běžném provozu.

Zaměstnanec by měl být povinen zejména

• používat vozidlo pouze k povolenému účelu,
• dodržovat dopravní předpisy,
• řídit pouze s platným řidičským oprávněním,
• neřídit pod vlivem alkoholu nebo návykových látek,
• pečovat o vozidlo a jeho běžnou čistotu,
• pravidelně kontrolovat provozní stav vozidla,
• sledovat stav paliva, oleje, kapalin a pneumatik,
• hlásit závady a poškození bez zbytečného odkladu,
• neprovádět neoprávněné úpravy vozidla,
• chránit vozidlo před krádeží, poškozením a zneužitím.

Evidence jízd a kniha jízd

Pokud firma potřebuje prokazovat pracovní použití vozidla, je vhodné upravit evidenci jízd. Může jít o klasickou knihu jízd, elektronickou evidenci, GPS systém, interní aplikaci nebo jiný systém stanovený zaměstnavatelem.

Evidence jízd by měla být pravdivá, úplná a pravidelně doplňovaná. U vozidla používaného pouze pro pracovní účely pomáhá evidence doložit, že auto nebylo používáno soukromě.

Evidence jízd může obsahovat

• datum jízdy,
• čas odjezdu a příjezdu,
• výchozí a cílové místo,
• účel jízdy,
• stav tachometru před jízdou a po jízdě,
• počet ujetých kilometrů,
• jméno řidiče,
• poznámku k trase nebo pracovnímu úkolu.

Pohonné hmoty, tankovací karta a náklady

Dohoda by měla řešit, jak se hradí pohonné hmoty, nabíjení elektromobilu, dálniční poplatky, parkovné, mytí, servis a další náklady. Pokud zaměstnanec dostane tankovací kartu, je vhodné stanovit, k čemu ji smí používat a jak dokládá účtenky.

V dohodě je vhodné uvést

• zda zaměstnanec používá firemní tankovací kartu,
• zda musí odevzdávat účtenky za palivo,
• zda je dovoleno tankovat prémiová paliva,
• kdo hradí parkovné a dálniční poplatky,
• jak se řeší nabíjení elektromobilu,
• kdo schvaluje mimořádné výdaje,
• zákaz používání karty pro jiné vozidlo,
• postup při ztrátě tankovací karty.

Servis, údržba a technická kontrola

Zaměstnanec obvykle není osobou, která samostatně rozhoduje o servisu vozidla. Měl by však sledovat základní provozní stav auta a včas hlásit závady, servisní hlášení, poškození, neobvyklé zvuky nebo potřebu výměny pneumatik.

V dohodě je vhodné uvést, kdo objednává servis, kam se vozidlo vozí, kdo schvaluje opravy a zda zaměstnanec může nechat provést drobnou opravu bez předchozího souhlasu.

Pokuty a dopravní přestupky

Dohoda by měla upravit, jak se řeší pokuty a přestupky. Pokud pokuta vznikla porušením povinností zaměstnance, například překročením rychlosti, špatným parkováním nebo jízdou na červenou, měla by být odpovědnost jasně popsána.

Zároveň je vhodné stanovit povinnost zaměstnance bezodkladně informovat zaměstnavatele o každé dopravní kontrole, přestupku, pokutě nebo jiné události související s provozem vozidla.

Zaměstnanec je povinen dodržovat právní předpisy týkající se provozu na pozemních komunikacích. Pokuty, sankce nebo jiné náklady vzniklé porušením povinností zaměstnance mohou být řešeny podle právních předpisů a interních pravidel zaměstnavatele.

Dopravní nehoda, škoda nebo poškození vozidla

Jednou z nejdůležitějších částí dohody je postup při dopravní nehodě nebo poškození vozidla. Zaměstnanec musí vědět, komu volat, kdy přivolat policii, jak vyplnit záznam o nehodě, kdy kontaktovat pojišťovnu a jak informovat zaměstnavatele.

Při nehodě by měl zaměstnanec zejména

• zajistit bezpečnost osob a místa nehody,
• poskytnout první pomoc, pokud je potřeba,
• přivolat policii, pokud to situace vyžaduje,
• kontaktovat zaměstnavatele nebo určenou osobu,
• vyplnit záznam o dopravní nehodě,
• pořídit fotodokumentaci, pokud je to bezpečné,
• získat kontakty na účastníky a svědky,
• neuznávat odpovědnost bez konzultace, pokud to není nutné,
• postupovat podle pokynů pojišťovny a zaměstnavatele.

Pojištění vozidla

Dohoda může obsahovat informaci, že vozidlo je pojištěno povinným ručením, případně havarijním pojištěním. Zaměstnanec by měl vědět, kde jsou doklady o pojištění, asistenční karta a kontakty pro případ nehody.

Pokud má pojistná smlouva omezení, například zákaz řízení neoprávněnou osobou, omezení pro zahraničí nebo spoluúčast, je vhodné na to zaměstnance upozornit.

Cesty do zahraničí

Pokud zaměstnanec může s firemním vozidlem cestovat do zahraničí, měla by dohoda určit podmínky. U některých firem je cesta do zahraničí možná pouze s předchozím písemným souhlasem zaměstnavatele.

U zahraniční cesty je vhodné řešit

• souhlas zaměstnavatele s cestou do zahraničí,
• země, do kterých je cesta povolena,
• zelenou kartu nebo jiný doklad o pojištění,
• asistenční služby,
• dálniční poplatky a mýtné,
• tankování v zahraničí,
• postup při nehodě mimo Českou republiku,
• omezení podle leasingové nebo pojistné smlouvy.

Předávací protokol k vozidlu

K dohodě je vhodné připojit předávací protokol. Ten zachycuje skutečný stav vozidla v okamžiku předání. Pomáhá předejít sporu, zda poškození vzniklo před převzetím, nebo až během užívání zaměstnancem.

Předávací protokol může obsahovat

• datum a čas předání,
• stav tachometru,
• stav paliva nebo nabití,
• počet předaných klíčů,
• předané doklady,
• povinnou výbavu,
• tankovací kartu,
• viditelná poškození,
• fotodokumentaci,
• podpis zaměstnance a zaměstnavatele.

Vrácení firemního vozidla

Dohoda by měla upravit, kdy a jak musí zaměstnanec vozidlo vrátit. Typicky při skončení pracovního poměru, změně pracovní pozice, odvolání souhlasu, dlouhodobé nepřítomnosti, porušení pravidel nebo na výzvu zaměstnavatele.

Při vrácení je vhodné znovu sepsat protokol, uvést stav tachometru, stav vozidla, příslušenství, klíče, doklady, tankovací kartu a případné poškození.

Nejčastější chyby v dohodě o užívání firemního vozidla

Nejčastější chybou je, že zaměstnavatel předá zaměstnanci vozidlo bez písemných pravidel. Potom není jasné, zda zaměstnanec směl jezdit soukromě, kdo měl vést knihu jízd, kdo odpovídá za pokuty nebo jak se řeší poškození vozidla.

• není přesně identifikováno vozidlo,
• není uvedeno, zda je povoleno soukromé užívání,
• chybí pravidla evidence jízd,
• není upraveno používání tankovací karty,
• není jasné, kdo smí vozidlo řídit,
• chybí postup při dopravní nehodě,
• nejsou řešeny pokuty a přestupky,
• chybí předávací protokol,
• není zaznamenán stav vozidla při předání,
• není upraveno vrácení vozidla,
• zaměstnanec není seznámen s interními pravidly,
• dohoda neřeší cesty do zahraničí.

Jak správně připravit dohodu o užívání firemního vozidla?

Nejprve určete, komu se vozidlo předává a k jakému účelu. Poté doplňte přesnou identifikaci vozidla, pravidla používání, zákaz nebo povolení soukromých jízd, evidenci, náklady, postup při škodě a pravidla vrácení.

Praktický postup krok za krokem

1. Doplňte údaje zaměstnavatele a zaměstnance.
2. Identifikujte vozidlo značkou, modelem, SPZ a VIN.
3. Uveďte stav tachometru a stav vozidla při předání.
4. Vymezte účel používání vozidla.
5. Upravte, zda je soukromé užívání zakázáno nebo povoleno zvlášť.
6. Stanovte, kdo smí vozidlo řídit.
7. Upravte vedení knihy jízd nebo elektronické evidence.
8. Upravte používání tankovací karty a hrazení nákladů.
9. Doplňte povinnosti zaměstnance při provozu vozidla.
10. Stanovte postup při nehodě, škodě nebo ztrátě dokladů.
11. Upravte pokuty, přestupky a cesty do zahraničí.
12. Doplňte pravidla vrácení vozidla.
13. Připojte předávací protokol a fotodokumentaci.
14. Dohodu podepište před předáním vozidla.

Vzorová tabulka pro vyplnění dohody

Kontrolní seznam pro dohodu o užívání firemního vozidla

Před podpisem dohody si projděte kontrolní seznam. Pomůže ověřit, že dokument řeší nejdůležitější praktické situace.

• Je vozidlo přesně identifikováno?
• Je uveden stav tachometru při předání?
• Je jasně vymezen účel používání vozidla?
• Je upraveno, zda je soukromé užívání zakázáno nebo povoleno?
• Je stanoveno, kdo smí vozidlo řídit?
• Je upravena kniha jízd nebo jiná evidence?
• Jsou řešeny pohonné hmoty a tankovací karta?
• Jsou uvedeny povinnosti zaměstnance při provozu vozidla?
• Je popsán postup při nehodě nebo škodě?
• Jsou řešeny pokuty a dopravní přestupky?
• Je upraveno používání vozidla v zahraničí?
• Je přiložen předávací protokol?
• Je uveden způsob vrácení vozidla?
• Je dohoda podepsána oběma stranami?

Výhody použití online vzoru dohody o užívání firemního vozidla

Online vzor dohody o užívání firemního vozidla pomáhá připravit přehledný dokument rychle a bez zbytečných chyb. Uživatel doplní zaměstnavatele, zaměstnance, vozidlo, účel používání, evidenci jízd, předané příslušenství, povinnosti zaměstnance, postup při nehodě a pravidla vrácení.

Výhodou je jasná struktura. Připravený vzor pomáhá nezapomenout na důležité části, jako je zákaz soukromého užívání, tankovací karta, odpovědnost za pokuty, předávací protokol, stav tachometru a postup při poškození vozidla.

Vzor je vhodný pro firmy, zaměstnavatele, obchodní týmy, servisní techniky, stavbyvedoucí, manažery, dopravní provozy, řemeslné firmy i malé podnikatele, kteří svěřují zaměstnancům firemní vozidla.

Proč použít aktuální vzor dohody o užívání firemního vozidla?

Použití aktuálního vzoru dohody o užívání firemního vozidla je důležité proto, že firemní auto je hodnotný majetek a jeho používání může vyvolat spory o náklady, škody, pokuty, soukromé jízdy, servis i odpovědnost zaměstnance.

Profesionálně připravená dohoda pomáhá zaměstnavateli chránit vozidlo, nastavit jasná pravidla a zaměstnanci dává srozumitelný návod, jak auto používat, evidovat a kdy hlásit závady nebo škody.

Pokud zaměstnanci používají služební auta, dodávky nebo jiná firemní vozidla, vyplatí se mít přehlednou dohodu o užívání firemního vozidla, která obsahuje všechny důležité údaje a je připravena k podpisu i praktickému používání.